Oprettelse af Indkøbsordre

En Indkøbsorder kan oprettes 3 forskellige steder. 

1. Under menuen Indkøb på Indkøbsordre skærmen ved at trykke på "Opret Indkøbsordre".
    
2. Direkte fra Varer menuen under Varer skærmen ved at markere de varer man gerne vil oprette en indkøbsorder på. 
   
3. Direkte fra Job menuen under Job skærmen ved at markere de jobs man gerne vil oprette en indkøbsorder på. 
   

Det er muligt at have en indkøbsorder med varer og jobs som positioner - De anses dog at være for hver deres situation: For varer er det fordi man vil opskrive sit lager, mens for jobs er det for at få ekstern hjælp til udførelsen af jobbet.

Ordredetaljer

Når man opretter en indkøbsorder vil det første område man ser være ordredetaljer. 

Ordrenummeret genereres automatisk. Ønsker man at bruge et særligt nummer, noteres dette oftest i bemærkninger til leverandøren. 

Leverandør & Leveringssted

Leverandør og Leveringssted skal defineres i Adressebogen i INEXTIA på forhånd inden man begydner at oprette en indkøbsorder. I addressebogen opretter du en adresse, og sætter den til at være en leverandør eller et leveringssted.

Du kan også her bestemme hvilket sprog leverandøren bruger, hvilket kan bestemme hvilket sprog der benyttes ved afsendelse af ordren.

Leveringssted bruges på indkøbsordren til at bestemme hvortil ordren skal sendes/leveres.

OBS: Du kan i Varer skærmen tildele en (eller flere) leverandør(er) til en vare, for nemmere at kunne holde styr på, hvorfra du kan bestille varen når en indkøbsorder skal oprettes.

Leveringsdato

Leveringsdato er påkrævet, men kender man ikke denne, kan man krydse af i "Leveringsdato tilgår", så kan denne indsættes på et senere tidspunkt.

Indkøber

Indkøber feltet kan ikke udfyldes manuelt - systemet vil automatisk tilføje den bruger der afgiver ordren som indkøber. 

Kontering

Under kontering, har du mulighed for at tilføje yderligere detaljer om ordren.

Afdelingsnr.
Specifikation af en bestemt afdeling som skal være relateret til indkøbsordren. Bruges oftes i forbindelse med at kunne kategoriserer dine indkøb.		Defineres under Indkøb menuen i Afdelinger skærmen.
Selskabsnr.
For at kunne oprette en indkøbsordre skal der være et firma på ordren. Den er med til at beskrive hvem der skal fakturerer for varen.		Defineres under Selskab skærmen.
Kontonr.
Konti bruges blot til at kategoriser forbrug f.eks. i forbindelse med analyser. OBS: Udover at du kan tilknytte indkøbsordre til konti, kan du også tilknytte timer brugt på ressourcer og varer til konti. I vores eksempel, ville vi kunne lave en analyse over hvor meget vi bruger på "Vedligehold".		Defineres under Konti skærmen.
Komponentnr.
Hvis indkøbet er relateret til en særlig komponent, kan du også tilføje denne til konteringen. Som de andre felter, har dette til formål at hjælpe med at kategoriser indkøbet f.eks. brug i analyser.		Defineres under Komponenter menuen i Komponent skærmen.
Projektnr.
Ligesom Afdelingnr., er Projektnr. også for yderligere at hjælpe med at kategoriserer dine indkøb.		Defineres under Indkøb menuen i Projekter skærmen.

Beløb

Beløbet udregnes automatisk baseret på enhedspris og bestilt antal noteret i "Positioner". For eksempel:

Dette vil resultere i et samlet beløb på:

Positioner

Positioner er de dele på indkøbsordren, der skal bestilles/købes. Disse kan være reservedele fra lageret, jobs og endda være brugerdefinerede.

Varer

Der kan tilføjes eksisterende varer ved at bruge de to søgefelter markeret nedenfor.

Jobs

Jobs kan kun tilknyttes ved brug af søgefeltet på linjen af en position. Derfor er man nødt til at tilføje en tom position først ved brug af plus ikonnet. Derefter kan man også udfylde enhedspris.

Brugerdefineret

Brugerdefineret betyder blot at man ikke har valgt en vare eller job som findes i INEXTIA, men at man derimod manuelt har lavet en position. Dette gør man ved at indsætte en tom position ved brug af plus ikonnet, og derefter udfyld positionsnavn. Her man man også specificer måleenhedsnr. og enhedspris.

Bemærkning til leverandør

Hvis man har nogle eventuelle bemærkninger til leverandøren, så kan man indsætte dem i dette felt.

Som mulighed kan man også få INEXTIA til at indsætte komponent information ved at bruge knappen lige over feltet.

Bemærkningen vil komme med i indkøbsordre-rapporten som set nedenfor:

Som med mange andre udskrifter og skabeloner i INEXTIA, kan rapporten for en indkøbsordre tilpasses i Word, og indstilles som standard indkøbsordre-rapport i Opsætning i INEXTIA under Dynamisk Rapport. 

OBS: Bemærkning til leverandør er et tag, som indsættes i den dynamiske rapport.

Leveringsomkostninger

I forbindelse med ens indkøbsorder kan der måske forkomme leveringsomkostninger. Disse kan man også tage højde for i INEXTIA. Leveringsomkostninger oprettes inde i Indkøb menuen under Leveringsomkostninger.

Efter oprettelse af en leveringsomkostning, så kan man nu begynde at anvende dem på indkøbsordre. Når man tilføjer en leveringsomkostning kan man specificere prisen under omkostning.

Anvendelse

Når en indkøbordre oprettes, skal man indsætte den nødvendige information i de forskellige felter på indkøbsordren, man bestemmer selv hvilken information der er nødvendig. Dog er det påkrævet at have:

• Leverandør
• Leveringssted
• Leveringsdato / Leveringsdato tilgår
• Selskabsnr.

Efter man er tilfreds med den indsatte information og positioner, kan indkøbsordren oprettes.