Afgivelse af Indkøbsordre

Efter at Indkøbsordren er blevet godkendt eller hvis man ikke har godkendelse slået til, så vil den grønne knap for afgivelse af ordren blive mulig at trykke på.

Efter man afgiver ordren vil man straks blive mødt af en popup omkring at sende en mail til leverandøren. Dette er baseret på den mail man har skrevet på leverandøren i Adressebogen. Hvis der ikke er en mail på ens leverandør ville dette popup ikke fremkomme.

Du får så mulighed for at skrive en besked, ændre email adresse, emne, om der skal sendes en kopi til din egen bruger email og vedhæfte en eller flere filer.

Læg mærke til at systemet allerede har vedhæftet en Indkøbsorder og en Job rapport som PDF'er. Disse to er genereret igennem de dynamiske rapporter man har lavet under Opsætning. Grunden til at der er en job rapport er da der er et job position på indkøbsordren, hvis der ikke er et job kommer der heller ikke en job rapport med.

Hvis du ikke ønsker at sende en besked på nuværende tidspunkt til din leverandør under popup, kan du trykke på "Annuller". Ordren vil så stå som "Bestilt" men leverandøren får ingen besked om den. Her er det vigtigt at være opmærksom på at INEXTIA går ud fra at der vil følges op på en bestilt indkøbsorder manuelt.

Hvis du senere vil sende beskeden, kan du trykke på ikonet af en lille konvolut:

Leverandøren modtager så følgende e-mail:

Indkøbsordre rapporten er vedhæftet som en PDF sammen med job rapporten ved siden af.

OBS: Som mange andre skabeloner i INEXTIA, kan opsætningen af indkøbsordren også tilpasses i Word og indstilles som standard skabelon til indkøbsordre under dynamiske rapporter som nævnt tidligere i denne artikel. Læs mere om det her: Indkøbsordre rapportskabelon

Næste og sidste skridt er at modtage ordren.