Tilføj dokument

Dokumentstyring er en del af INEXTIA. Det gør at alt data omkring vedligeholdet kan registreres i INEXTIA, og derfor har man også alle de informationer man skal bruge, når vedligeholdet skal udføres. Man skal ikke først tilbage og hente en teknisk tegning eller en manual i et ringbind. 

Selvom det kaldes dokumentstyring, så skal ordet "dokument" opfattes i bred forstand. Dokumenter kan være mange typer filer, eksempelvis PDF, Word, Excel, billeder, tegninger, videoer osv.

Dokumenter kan tilknyttes til komponent, job, jobhistorik, procedure, vare og indkøbsordre.

Dokumentet tilknyttes til det objekt, hvor det giver mening. Dvs. er det en el-tegning til udstyret, så tilknyttes den til komponenten. Er det en beskrivelse af hvordan arbejdet skal udføres, så tilknyttes den til jobbet osv.

Drag and drop

Et dokument kan tilknyttes et objekt i INEXTIA på flere måder. Den nemmeste er at bruge "drag and drop".

Herunder er vist et eksempel, hvor der tilføjes en maskintegning til en komponent.

1. Først markeres komponenten.
2. Derefter trykkes "REDIGER".

Herefter scrolles ned så dokument området er synligt, hvorefter filen trækkes ind.

Ved tryk på "GEM", uploades filen og dokumentet tilknyttes komponenten.

Når filen uploades til INEXTIA, bliver der taget en kopi af filen, så filen både er i INEXTIA og på lokalt fildrev. Den lokale fil bør slettes, så der ikke opstår tvivl, om hvilken der er den "rigtige".

Centralt dokumentbibliotek

Alle filer der tilføjes, oprettes som dokumentobjekter i et centralt bibliotek. Derfor er det muligt at bruge samme fil mange steder. Eksempelvis på flere komponenter.

Det betyder også at man kun behøver at administrere filen et sted fra.

Hvis man vil tilknytte et dokument, som allerede er oprettet i INEXTIA, så benyttes søgeknappen - vist herover. Den åbner en søgedialog, hvorfra man kan fremsøge dokumentet ud fra forskellige metadata.

Kontrol for dubletter

Tilføjer man en fil, som allerede er i INEXTIAs dokumentdatabase, så vil følgende dialog blive vist, når man trækker filen ind.

INEXTIA vil som standard anbefale, at man benytter den eksisterende registrering, så der ikke oprettes 2 kopier af samme fil. Er man enig i det, trykker man blot "GODKEND" (1).

Er der derimod behov for en ny dokumentregistrering, så vælges "Tilføj som ny" under handling (2), hvorefter der trykkes "GODKEND".