Frequently Asked Questions

I denne artikkel vil vi besvare nogle af de "Ofte stillede spørgsmål" vi får.

Hvordan undgår jeg at oprette flere komponenter med samme komponentnummer?

Hvis ikke I allerede har en kendt nummerstruktur, der skal afspejles i INEXTIA, så anbefaler vi at genbruge nummeret fra overkomponenten, som præfiks i komponentnummerret. Det gør at nummeret bliver unikt og samtidigt gør det, at det bliver bliver simpelt at fremsøge alt fra samme udgangspunkt i træstrukturen.

I artiklen "Kom godt i gang" vises der eksempler, hvor komponenterne nummereres og struktureres på denne måde. 

Hvordan undgår jeg at et job "falder mellem to stole"?

Efterhånden som der oprettes flere og flere jobs i systemet, så kan det være svært for den enkelte at bevare overblikket. Derfor er det vigtigt at de enkelte jobs uddelegeres.
Når et job uddelegeres kan man gøre det både på arbejdsteam-niveau og personligt-niveau.

Jobbet uddelegeres ved at tilknytte en ressource til jobbet.
For at sikre at der ikke oprettes jobs uden der vælges ressource, så bør ressource være påkrævet, hvilket sættes under opsætning.

Du kan finde mere info. omkring ressource her.

Hvad er forskellen på flydende og fast frekvens?

Når der sættes en kalenderfrekvens på jobbet, kan den sættes til flydende eller fast.

Flydende = Jobbets næste udførsel (næste dato) beregnes ved at lægge frekvensen til den dato jobbet sidst blev udført.

Fast = Jobbet skal udføres med denne frekvens. Jobbets næste udførsel beregnes ved at lægge frekvensen til den dato jobbet skulle have været udført.

Bemærk: Fast bør kun bruges, hvis man ved at jobbet altid vil blive udført med denne frekvens. Hverken mere eller mindre. Gør man ikke det, så kan fast være svær at forstå for brugeren.
Eks. hvis jobbet sættes til en fast frekvens på den 1. hver måned. Og man, af en eller anden grund, ikke får det udført før sidste dag i måneden, så vil jobbet allerede skulle udføres dagen efter igen.

Hvilken label-printer skal jeg bruge?

Der er ikke noget krav til hvilken printer det skal være. Det eneste krav der er, er at printeren skal kunne udskrive fra Microsoft Word.

Se mere om opsætning og brug af labelprinter her.

Hvordan får jeg data ud af INEXTIA ( data eksport )?

Fra oversigtsskærmbillederne til Komponent, Job, Vare osv. kan data eksporteres til Excel og PDF.

Data eksporteres som de vises. Dvs. at de kolonner der kommer med, er dem der vises på skærmen, og i den rækkefælge og bredde som de vises.

Hvor meget fylder de billeder jeg tager med appen?

Den nemmeste måde at få overblik, er ved at kigge i kolonnen "Filstørrelse" på oversigtsskærmbilledet til Dokument. Hvis du ikke allerede har tilføjet kolonnen, kan det gøres fra kolonnevælgeren.

Kan jeg få tilsendt en mail, når jobbet skal udføres?

På jobbet kan der opsættes en eller flere påmindelser. Ved hver påmindelse defineres hvornår påmindelsen skal sendes - Dette gøres ved at angive antal dage før eller efter planlagt udførselsdato.
Hvem der skal modtage påmindelsen sættes ved blot at indtaste en eller flere e-mail adresser.
Indholdet af mailen styres ved hjælp af en skabelon.

Se mere om påmindelser her.

Hvordan sender jeg jobbet til en ekstern / leverandør?

På Jobskærmbilledet er der et mail ikon ved siden af leverandør.

Trykker man på det ikon, åbnes en e-mail dialog, hvor man kan angive modtager, emne og tekst.
Job printet vedhæftes som pdf. 

Hvordan udsætter jeg et job?

Fra joblisten trykkes på menu-knappen og derefter "UDSÆT JOB".

Herefter vælges den dato jobbet skal udsættes til, og der indtastes en beskrivelse af, hvorfor jobbet er udsat.

(Beskrivelsen kan med fordel erstattes af en udsættelsesårsag, så man kan måle på hvorfor jobs udsættes).

Hvordan oprettes en leverandør?

Leverandøren oprettes i adressebogen.

Hvad kan jeg bruge konto til?

Hvis der angives en konto på jobhistorikken, kan man via rapporter i Analytics se, hvilke konti vedligeholdelsesomkostningerne fordeler sig på.

Hvad er lokation på komponent?

En komponentlokation kan eksempelvis være et område, en bygning eller lignende.

Hvordan flytter jeg et job?

Du kan flytte et job (inkl. historik) fra én komponent til en anden ved at klikke på jobbet i træstrukturen og vælge SKIFT KOMPONENT

Hvordan sletter jeg?

Et objekt kan slettes ved at bruge SLET knappen der findes i "prik" menuen, på de enkelte skærmbilleder.

Bemærk at det kræver brugerrettighed til at slette, inden knappen vises.

Hvad er ansvarlig bruger på job?

På jobbet har du mulighed for at registrere personen der har ansvaret for jobbet.
Ansvarlig skal ikke forveksles med ressourcen, som viser personen eller teamet der skal udføre jobbet.