Påmindelse om job

Et job kan sættes op til at sende en eller flere påmindelser på mail, inden det skal udføres. Denne funktionalitet kan med fordel bruges til automatisk at sende besked til et eksternt firma, hvis de skal udføre jobbet, eller til brugere der kun skal udføre nogle ganske få jobs om året, og derfor sjældent er logget ind i INEXTIA.

Opsæt påmindelse

På jobskærmbilledet defineres hvornår påmindelsen skal sendes, og hvem der skal modtage den.
Der kan sættes flere niveauer af påmindelser op, så der sendes nye påmindelser, hvis der ikke reageres på den første.

I eksemplet herover sendes en påmindelse til support@inextia.dk 1 dag før jobbet senest skal udføres (næste dato).

Bliver jobbet ikke afsluttet, sendes endnu en påmindelse 3 dage efter.

For hvert niveau kan man angive hvor lang tid før eller efter næste datoen der skal sendes en påmindelse og til hvilke personer.

Der kan også angives hvilken e-mailskabelon der skal bruges.

E-mailskabelon

Hvis der ikke er sat andet op, så sender INEXTIA en standard mail som påmindelse, hvor der er vedhæftet en PDF fil med jobudskriften.

For at få fuldt udbytte af funktionaliteten i påmindelser, bør man opsætte e-mailskabeloner, der giver modtagerne en god forståelse for, hvorfor de har fået tilsendt denne mail.

Skabelonerne opsættes i "job e-mailskabelon"-skærmbilledet.

1. Angiv et unikt nummer.
2. Indsæt emneteksten på mailen.
3. Indsæt beskedteksten (brødtekst).
4. Eksempel på hvordan e-mailen kommer til at se ud.

I eksemplet herover bliver der gjort brug af tags (makroer).

Tags giver mulighed for at informationer fra det specifikke job kan indsættes dynamisk i mailen. (Tags  erstattes med data fra job når mailen genereres).

De tags der er gjort brug af her er:

• %JobNo% = Erstattes med jobbets nummer.
• %JobName% = Erstattes med jobbets navn.
• %NextDate% = Erstattes med næste datoen på jobbet.
• %JobLink% = Indsætter et link i mailen, som åbner INEXTIA og fremsøger jobbet, når der klikkes på det.

Den samlede liste af mulige tags man kan gøre brug af, vises under hjælp på "job e-mailskabelon"-skærmbilledet.

Der kan oprettes lige så mange mailskabeloner, som der er behov for.

Hvis man opsætter flere niveauer af påmindelser på jobbet, så vil det være oplagt også at bruge forskellige skabeloner, så der kan sendes forskellige mails alt efter hvilket niveau påmindelsen er nået til.

I det første eksempel fra jobskærmbilledet, er der to niveauer, derfor er der også to skabeloner i brug.
En mail til 1. påmindelse og lidt anderledes mail til 2. påmindelse.

Bemærk de mails der sendes ud fra INEXTIA, sendes fra en no-reply mail adresse. Derfor er det vigtigt at angive en mail adresse i skabelonen, hvis personen der får mailen, skal svare tilbage på mail.