Dokumentstruktur

Bemærk: Dokumentstruktur er en del af avanceret dokumentstyring, som er et modul der kan tilkøbes til INEXTIA

Dokumentstrukturen benyttes for at lave en nem og overskuelig visualisering af dokumenter registreret i INEXTIA.
Dokumentstrukturen kan sammenlignes med en filstruktur, hvor filerne er inddelt i mapper i flere niveauer.
Derfor kan strukturen også benyttes, hvis dokumentstyringen i INEXTIA skal være det centrale værktøj til dokument- / filstyring, og helt eller delvis erstatte en klassisk filserver. 
En af fordelene ved at bruge INEXTIA frem for en filserver, er at dokumenterne altid er tilgængelige lige meget hvor man befinder sig.

Grupper 

Dokumentgrupper er det grundlæggende i dokumentstrukturen.
Grupperne opdeler dokumenter i logiske enheder, ligesom mapper på en filserver.

Eksempler på dokumentgrupper kan være områder, projekter osv.

Dokumentgrupperne oprettes fra dokumentgruppeskærmbilledet, eller som i eksemplet herunder, direkte fra Dokumentstrukturskærmbilledet.

På samme måde som ved komponentstrukturen, så opbygges dokumentstrukturen i niveauer, ved at angive om en dokumentgruppe hører ind under en anden gruppe (har en overgruppe). 

Der er ikke en grænse for hvor mange niveauer af undergrupper, der kan oprettes i strukturen. 

Dokumentet placeres i en gruppe, ved at sætte referencen til dokumentgruppen på  dokumentskærmbilledet.
(Oprettes dokumentet fra Dokumentstrukturskærmbilledet, så vil referencen til gruppen automatisk blive sat).

Hvis der ikke er en dokumentgruppe på dokumentet. Så vil dokumentet ikke blive vist i dokumentstrukturen.

Typer

Dokumenttypen er en yderligere gruppering af dokumenterne.

Dokumenttyperne oprettes fra Dokumenttypeskærmbilledet.

Eksempler på dokumenttyper kan være billeder, tegninger, manualer, PI diagrammer, service rapporter osv.

Typen opbygges ikke hierarkisk, på samme måde som dokumentgruppen. Men når der er sat både en gruppe og en type på et dokument, så vil typen automatisk vises som en undergruppering i dokumentstrukturen.

Eksemplet herover viser typerne "Billeder" og "Tegninger".
Grupperingerne vises fordi der er dokumenter der gør brug af typerne.

Hvor en dokumentgruppe altid kun vil blive vist ét sted i dokumentstrukturen. Vil dokumenttypen blive vist alle de steder, hvor der er et dokument, der gør brug af den. Dvs. at dokumenttypen "Tegninger", fra eksemplet, potentielt kan være vist under hver eneste dokumentgruppe.