Beskrivelse af Excel fil

INEXTIA kan kun importere dataene fra Excel, hvis den kender opsætningen af filen. Derfor skal Excel filen, der generes fra INEXTIA, benyttes.

Excel filen er opbygget i forskellige regneark der repræsentere forskellige objekttyper i INEXTIA.

På nuværende tidspunkt, kan der importeres komponentdata, jobdata, varedata og dokumentdata fra Excel. Der kan også importeres relationer mellem komponent / dokument, job / dokument, vare / dokument, komponent / vare og job / vare.

Visse felter kræver værdier, som skal være oprettet i INEXTIA først, og som ikke kan importeres / oprettes via Excels arket. Disse er ikke påkrævet for import, men hvis man vil bruge dem, skal de være oprettet i INEXTIA først. Et eksempel på dette er "Tællernr." - dette kan ikke oprettes via import arket, men skal væres oprettet på forhånd, og kan så noteres i import arket, som en reference, f.eks. hvis man er ved at oprette en komponent, og vil tilknytte en tæller. Disse felter er noteret i hvert afsnit.

Komponent

Komponenter oprettes fra komponentarket. Alle indtastningsfelter fra komponentskærmbilledet repræsenteres som kolonner i arket.

Under kolonneoverskrifterne, fra og med række 2, indtastes data. Hver række repræsenterer én komponent.

Den første kolonne er Komponentnr. Selvom kolonnen er navngivet nummer, så kan den både indeholde tal, bogstaver og tegn, ligesom i INEXTIA. Feltet skal være unikt. Dvs. der må ikke indsættes flere rækker med samme komponentnr.

Når INEXTIA importere dataene, så bruger den Komponentnr. til at se, om komponenten allerede findes i systemet. Hvis den gør det, så vil den blive opdateret. Gør den ikke det, så vil der blive oprettet en ny komponent.

Kolonnen  "Overkomponent" bruges til at opbygge strukturen. Dataene i overkomponent skal enten referere til et komponentnummer i en anden række, eller et komponentnummer der allerede er i INEXTIA. Se mere om komponentstrukturen i denne artikel.

Kolonnerne "Tællernr.", "Sektionsnr.", "Lokationsnr.", "Kontonr." og "Komponenttypenr." refererer alle til data fra lister, der er skal være oprettet i INEXTIA. I bunden af denne artikel er der en kolonneoversigt, hvor alle kolonner er listet

Felter som skal oprettes i INEXTIA først

• Tællernr.
• Sektionsnr.
• Lokationsnr.
• Kontonr.

Job

Jobs oprettes fra Job-arket.

Ligesom ved komponent, er første kolonne et unikt felt - Jobnr. Selvom dette felt ofte autogeneres i INEXTIA, skal det udfyldes i Excel filen. Da der ellers ikke vil være mulighed for at køre importen flere gange, og dermed opdatere et job, der er indsat med forkerte data.

Da alle jobs skal være tilknyttet en komponent, så skal Komponentnr. også udfyldes. 
Komponentnr. skal enten refererer til et komponentnr. på Komponent-arket. Eller til et komponentnr. der allerede er oprettet i INEXTIA.

Kolonnerne "Frekvenstype", "Startdato", "Frekvens" og "Tæller start", benyttes til at sætte frekvensen på jobbet. Jobbet kan godt indsættes uden frekvens, men det vil ikke blive aktivt, før frekvensen bliver sat. Hvis der sættes en frekvens, skal der som minimum vælges en Frekvenstype og udfyldes et tal i Frekvens.

Startdato skal også sættes, hvis der er valgt en af de kalenderbaseret frekvenstyper (0-4). Tæller start skal sættes, når der er valgt Tæller som frekvenstype. 

Kolonneoversigten er vist i bunden af artiklen.

Felter som skal oprettes i INEXTIA først

• Jobgruppenr.
• Ressourcenr.
• Mandetimer
• Eksterne Omkostninger
• Ansvarlig Brugernr.
• Prioritetsnr.
• Leverandørnr.
• Kontonr.

Vare

Varer oprettet fra Vare-arket.

Første og kolonne (Varenr.) er et unikt felt og skal udfyldes. 

Felter som skal oprettes i INEXTIA først

• Måleenhedsnr.
• Varetypenr.
• Valutanr.
• Lagernr.
• Lokationsnr.
• Minimum Lagerbeholdning
• Maksimum Lagerbeholdning
• Varegruppenr.
• Leverandør nr.
• Leverandør varenummer
• Leverandør varebeskrivelse
• Leveringsdage

Dokument

Dokumenter oprettes fra Dokument-arket.

Ligesom ved komponent og job, er første kolonne et unikt felt - Dokumentnr.
Feltet skal udfyldes i Excel, selvom det ofte autogenereres i INEXTIA.

Derudover skal Filnavn også udfyldes. Et filnavn kan f.eks. være manual.pdf.

Som beskrevet i denne artikel, importeres dokumenter ved at man først angiver mappen, hvor filerne er placeret. Når importen ved det, bruger den teksten herfra, til at finde den korrekte fil. Er filen placeret i en undermappe til hovedmappen, så skal man angive undermappens navn først, \ og så filnavnet.
F.eks. Manualer\manual.pdf. Her vil filen manual.pdf, være placeret i undermappen Manualer.

Kolonneoversigten er vist i bunden af artiklen.

Felter som skal oprettes i INEXTIA først

• Dokumentgruppenr.
• Dokumenttypenr.

Komponent dokument relation

Dokumenter linkes til komponenterne fra arket Komponent dokument relation.

Linket laves ved at sætte komponentnummeret og dokumentnummeret.

Det samme dokument kan linkes til flere komponenter. Og ligeledes kan samme komponent linkes til flere dokumenter.

Hvis sidetal angives, vil INEXTIA åbne dokumentet på den angivne side.

Job dokument relation

Dokumenter linkes til jobs fra arket Job dokument relation

Job dokument relation har samme funktionaliteter, som Komponent dokument relation.

Hvad må redigeres i Excel filen?

Hvis man skal have en leverandør til at indsætte data i Excel filen, kan man være fristet til, at ændre lidt på layoutet af filen, for at hjælpe leverandøren på vej. Det er også tilladt til en hvis grænse. Men som nævnt tidligere, skal INEXTIA kunne genkende opsætningen af filen, for at kunne importere dataene.

Derfor er det IKKE tilladt at slette kolonner eller ark i filen. Hvis leverandøren kun skal udfylde nogle udvalgte data, kan man i stedet skjule kolonner eller ark.

Det er også tilladt at indsætte forklarende info. til kolonnerne, hvis det gøres som kommentarer eller noter. Skriver man forklarende info. direkte i felterne, vil INEXTIA tro, at det er data der skal importeres.

Farvelægning af kolonner eller tekst er også tilladt.

Kolonneoversigt

Herunder listes de kolonner, der er som standard.
I nogle tilfælde vil der flere kolonner i Excel filen, hvis der er aktiveret ekstra moduler i INEXTIA.

Komponent

• Komponentnr. - Tekstfelt, maks. 30 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Navn - Tekstfelt, maks. 150 karakterer.
• Overkomponent - Reference til Komponentnr. eller data i INEXTIA.
• Tællernr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Sektionsnr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Producent - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Typenr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Serienr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Tegningsnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Klassifikation - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Installeret - Datofelt.
• Teknisk info. - Tekstfelt, ingen maks.
• Lokationsnr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Kritisk udstyr - 0 (nej) eller 1 (ja).
• Kontonr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Estimeret levetid (mdr.) - Talfelt (helt tal).
• Anlægsnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Indkøbsår - Talfelt (helt tal).
• Oprettet år - Talfelt (helt tal).
• Skrottet år - Talfelt (helt tal).
• Pris - Talfelt (decimal tal).
• Startpris - Talfelt (decimal tal).
• Pris år  - Talfelt (helt tal).
• Komponenttypenr. - Reference til data i INEXTIA.

Job

• Jobnr. - Tekstfelt, maks. 20 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Jobnavn - Tekstfelt, maks. 150 karakterer.
• Komponentnr. - Reference til Komponentnr. i Komponent-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Frekvenstype - Listevalg fra drop down. 
• Startdato - Datofelt.
• Frekvens - Talfelt (helt tal).
• Tæller start - Talfelt (helt tal).
• Jobtekst - Tekstfelt, ingen maks.
• Jobgruppenr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Ressourcenr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Mandetimer - Talfelt (decimal tal), skal oprettes i INEXTIA først.
• Eksterne omkostninger - Talfelt (decimal tal), skal oprettes i INEXTIA først.
• Ansvarlig brugernr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Prioritetsnr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.
• Leverandørnr. - Reference til data i INEXTIA, skal oprettes i INEXTIA først.

Vare

• Varenr. - Tekstfelt, maks. 20 karaterer, skal være unik, påkrævet.
• Navn - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Måleenhedsnr. - Tekstfel, skal oprettes i INEXTIA først.
• Varetypenr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Udløbsdato - Datofelt.
• Tekst - Tekstfelt, ingen begrænsning.
• Valutanr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Pris - Talfelt.
• Certifikat - 0 (nej) eller 1 (ja).
• Kritisk - 0 (nej) eller 1 (ja).
• Producent - Teksfelt, maks. 80 karakterer.
• Typenr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer. 
• Standardnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Referencenr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Ref. Pos. Nr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Tegningsnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Tegning Pos. Nr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Klassifikation - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Dimension - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• QR kode - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Lagernr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Lokationsnr. -Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Minimum Lagerbeholdning - Talfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Maksimum Lagerbeholdning - Talfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Varegruppenr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Leverandør nr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Leverandør varenummer - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Leverandør varebeskrivelse - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Leveringsdage - Talfelt, skal oprettes i INEXTIA først.

Dokument

• Dokumentnr. - Tekstfelt, maks. 50 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Beskrivelse - Tekstfelt, maks. 255 karakterer.
• Filnavn - Tekstfelt, er påkrævet.
• Udstedelsesdato - Datofelt.
• Udløbsdato - Datofelt.
• Bemærkning - Tekstfelt, ingen maks.
• Dokumentgruppenr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.
• Dokumenttypenr. - Tekstfelt, skal oprettes i INEXTIA først.

Komponent dokument relation

• Komponentnr. - Reference til Komponentnr. i Komponent-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Dokument nr. - Reference til Dokumentnr. i Dokument-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Sidetal - Talfelt (helt tal), virker kun til PDF'er.

Job dokument relation

• Jobnr. - Reference til Jobnr. i Job-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Dokument nr. - Reference til Dokumentnr. i Dokument-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Sidetal - Talfelt (helt tal), virker kun til PDF'er.

Vare dokument relation

• Varenr. - Reference til Varenr. i Vare-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Dokument nr. - Reference til Dokumentnr. i Dokument-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Sidetal - Talfelt (helt tal), virker kun til PDF'er.

Komponent vare relation

• Komponentnr. - Reference til Komponentnr. i Komponent-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Varenr. - Reference til Varenr. i Vare-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Antal - Antallet af varer.
• Bemærkning - Tekstfelt, ingen begrænsning.

Job vare relation

• Jobnr. - Reference til Jobnr. i Job-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Varenr. - Reference til Varenr. i Vare-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Estimeret forbrug - Antallet af varer forventet brugt ved udførelsen af jobbet.
• Bemærkning - Tekstfelt, ingen begrænsning.