Beskrivelse af Excel fil

INEXTIA kan kun importere dataene fra Excel, hvis den kender opsætningen af filen. Derfor skal Excel filen, der generes fra INEXTIA, benyttes.

Excel filen er opbygget i forskellige regneark der repræsentere forskellige objekttyper i INEXTIA.

På nuværende tidspunkt, kan der importeres komponentdata, jobdata og dokumentdata fra Excel.

Der kan også importeres relationer mellem komponent og dokument og job og dokument.

Komponent

Komponenter oprettes fra komponentarket.

Alle indtastningsfelter fra komponentskærmbilledet repræsenteres som kolonner i arket.

Under kolonneoverskrifterne, fra og med række 2, indtastes data.
Hver række repræsentere én komponent.

Den første kolonne er Komponentnr.
Selvom kolonnen er navngivet nummer, så kan den både indeholde tal, bogstaver og tegn, ligesom i INEXTIA.
Feltet skal være unikt. Dvs der må ikke indsættes flere rækker med samme komponentnr.

Når INEXTIA importere dataene, så bruger den Komponentnr. til at se, om komponenten allerede findes i systemet. Hvis den gør det, så vil den blive opdateret. Gør den ikke det, så vil der blive oprettet en ny komponent.

Kolonnen  Overkomponent bruges til opbygge strukturen.
Dataene i overkomponent skal enten refererer til et komponentnummer i en anden række, eller et komponentnummer der allerede er i INEXTIA. Se mere om komponentstrukturen i denne artikel.

Kolonnerne Tællernr., Sektionsnr., Lokationsnr. Kontonr. og komponenttypenr. referere alle til data fra lister, der er skal være oprettet i INEXTIA.

I bunden af denne artikel er der en kolonneoversigt, hvor alle kolonner er listet

Job

Jobs oprettes fra Job-arket.

Ligesom ved komponent, er første kolonne et unikt felt - Jobnr.
Selvom dette felt ofte autogeneres i INEXTIA, skal det udfyldes i Excel filen. Da der ellers ikke vil være mulighed for at kører importen flere gange, og dermed opdatere et job, der er indsat med forkerte data.

Da alle jobs skal være tilknyttet en komponent, så skal Komponentnr. også udfyldes. 
Komponentnr. skal enten refererer til et komponentnr. på Komponent-arket. Eller til et komponentnr. der allerede er oprettet i INEXTIA.

Kolonnerne Frekvenstype, Startdato, Frekvens og Tæller start, benyttes til at sætte frekvensen på jobbet.
Jobbet kan godt indsættes uden frekvens, men det vil ikke blive aktivt, før frekvensen bliver sat.
Hvis der sættes en frekvens, skal der som minimum vælges en Frekvenstype og udfyldes et tal i Frekvens.
Startdato skal også sættes, hvis der er valgt en af de kalenderbaseret frekvenstyper (0-4). Tæller start skal sættes, når der er valgt Tæller som frekvenstype. 

Kolonneoversigten er vist i bunden af artiklen.

Dokument

Dokumenter oprettes fra Dokument-arket

Ligesom ved komponent og job, er første kolonne et unikt felt - Dokumentnr.
Feltet skal udfyldes i Excel, selvom det ofte autogenereres i INEXTIA.

Derudover skal Filnavn også udfyldes.
Et filnavn kan f.eks. være manual.pdf.
Som beskrevet i denne artikel, importeres dokumenter ved at man først angiver mappen, hvor filerne er placeret. Når importen ved det, bruger den teksten herfra, til at finde den korrekte fil.
Er filen placeret i en undermappe til hovedmappen, så skal man angive undermappens navn først, \ og så filnavnet.
F.eks. Manualer\manual.pdf. Her vil filen manual.pdf, være placeret i undermappen Manualer.

Kolonneoversigten er vist i bunden af artiklen.

Komponent dokument relation

Dokumenter linkes til komponenterne fra arket Komponent dokument relation.

Linket laves ved at sætte komponentnummeret og dokumentnummeret.

Det samme dokument kan linkes til flere komponenter. Og ligeledes kan samme komponent linkes til flere dokumenter.

Hvis sidetal angives, vil INEXTIA åbne dokumentet på den angivne side.

Job dokument relation

Dokumenter linkes til jobs fra arket Job dokument relation

Job dokument relation har samme funktionaliteter, som Komponent dokument relation.

Hvad må redigeres i Excel filen?

Hvis man skal have en leverandør til at indsætte data i Excel filen, kan man være fristet til, at ændre lidt på layoutet af filen, for at hjælpe leverandøren på vej.
Det er også tilladt til en hvis grænse. Men som nævnt tidligere, skal INEXTIA kunne genkende opsætningen af filen, for at kunne importere dataene.

Derfor er det IKKE tilladt at slette kolonner eller ark i filen.
Hvis leverandøren kun skal udfylde nogle udvalgte data, kan man i stedet skjule kolonner eller ark.

Der er også tilladt at indsætte forklarende info. til kolonnerne, hvis det gøres som kommentarer eller noter.
Skriver man forklarende info. direkte i felterne, vil INEXTIA tro, at det er data der skal importeres.

Farvelægning af kolonner eller tekst er også tilladt.

Kolonneoversigt

Herunder listes de kolonner, der er som standard.
I nogle tilfælde vil der flere kolonner i Excel filen, hvis der er aktiveret ekstra moduler i INEXTIA.

Komponent

• Komponentnr. - Tekstfelt, maks. 30 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Navn - Tekstfelt, maks. 150 karakterer.
• Overkomponent - Reference til Komponentnr. eller data i INEXTIA.
• Tællernr. - Reference til data i INEXTIA.
• Sektionsnr. - Reference til data i INEXTIA.
• Producent - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Typenr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Serienr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Tegningsnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Klassifikation - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Installeret - Datofelt.
• Teknisk info. - Tekstfelt, ingen maks.
• Lokationsnr. - Reference til data i INEXTIA.
• Kritisk udstyr - 0 eller 1.
• Kontonr. - Reference til data i INEXTIA.
• Estimeret levetid (mdr.) - Talfelt (helt tal).
• Anlægsnr. - Tekstfelt, maks. 80 karakterer.
• Indkøbsår - Talfelt (helt tal).
• Oprettet år - Talfelt (helt tal).
• Skrottet år - Talfelt (helt tal).
• Pris - Talfelt (decimal tal).
• Startpris - Talfelt (decimal tal).
• Pris år  - Talfelt (helt tal).
• Komponenttypenr. - Reference til data i INEXTIA.

Job

• Jobnr. - Tekstfelt, maks. 20 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Jobnavn - Tekstfelt, maks. 150 karakterer.
• Komponentnr. - Reference til Komponentnr. i Komponent-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Frekvenstype - Listevalg fra drop down. 
• Startdato - Datofelt.
• Frekvens - Talfelt (helt tal).
• Tæller start - Talfelt (helt tal).
• Jobtekst - Tekstfelt, ingen maks.
• Jobgruppenr. - Reference til data i INEXTIA.
• Ressourcenr. - Reference til data i INEXTIA.
• Mandetimer - Talfelt (decimal tal).
• Eksterne omkostninger - Talfelt (decimal tal).
• Ansvarlig brugernr. - Reference til data i INEXTIA.
• Prioritetsnr. - Reference til data i INEXTIA.
• Leverandørnr. - Reference til data i INEXTIA.

Dokument

• Dokumentnr. - Tekstfelt, maks. 50 karakterer, skal være unik, er påkrævet.
• Beskrivelse - Tekstfelt, maks. 255 karakterer.
• Filnavn - Tekstfelt, er påkrævet.
• Udstedelsesdato - Datofelt.
• Udløbsdato - Datofelt.
• Bemærkning - Tekstfelt, ingen maks.

Komponent dokument relation

• Komponentnr. - Reference til Komponentnr. i Komponent-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Dokumentnr. - Reference til Dokumentnr. i Dokument-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Sidetal - Talfelt (helt tal).

Job dokument relation

• Jobnr. - Reference til Jobnr. i Job-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Dokumentnr. - Reference til Dokumentnr. i Dokument-arket, eller data i INEXTIA. Er påkrævet.
• Sidetal - Talfelt (helt tal).