Godkendelse af Indkøbsordre

Det er muligt at opsætte et godkendelsesflow til sine indkøbsordre, sådan at det kræver at nogen godkender en indkøbsordre inden at den kan afgives. Dette kan dog også komme an på størrelsen af beløbet på indkøbsordren, hvor man kan definere hvilke brugere det kan godkende op til hvilke beløb.

Opsættelse af godkendelse sker inde igennem selskab menuen enten ved at redigere et nuværende selskab eller opretter et nyt. 

Der er en del detaljer man kan tilføje til et selskab, men mange af felterne kan nok genkendes fra addressebogen i INEXTIA. 

Udover selskabsdetaljer, kan man på et af de andre kort på selskabet tilføje godkendere.

Tilføjelse af Godkendere

Når man tilføjer til Godkendere kortet, for man et valg imellem enkelte brugere eller roller. Ved brug af roller slipper man for at tilføje de påkrævede brugere, og kan holde det på ansvarsniveau.

Efter man har tilføjet en brugere eller roller, kan man opsætte nogle beløbsgrænser.

Derudover, er man også i stand til at tilføje Beløbsgrænser på enkelte konti. På den måde kan man specificere for særtilfælde.

Opsætninger for Indkøb

På et andet kort inde på selskab siden kan man finder de forskellige opsætninger for indkøb.

Hvis man ønsker at bruge godkendelsesflow, så er det vigtigt at slå "Godkendelse påkrævet" til. 

Det er også muligt at sætte et krav til at der skal være pris på en indkøbsorder ved brug af "Indkøbsordrer skal være prissat". Dette kunne være nødvendigt hvis man vil sikre at de folk der kan godkende indkøbsordren rent faktisk kan godkende angående beløbsgrænser.

Den sidste tjekboks kaldet "Indkøber og Godkender skal være forskellige" er for at sikre at man har haft flere øjne på indkøbsordren inden den bliver sendt til leverandøren. Hvis man har oprettet indkøbsordren kan man stadig godkende (hvis ens beløbsgrænse tillader det). Men når man så efterfølgende vil afgive indkøbsodren, så vil man ikke få lov, da man nu skal have en anden indkøber indover.

Opgaveliste

For nemt at kunne holde styr på de indkøbsordrer som kræver behandling, kan man oprette en opgaveliste på indkøbsordrer under Opgaver menuen.

Herefter skal man vælge navn og hvilke opgaver man gerne vil have med på listen. Her skal man markere alle dem der har med Indkøb at gøre.

OBS: Vær opmærksom på at opgavelister er ikke kan deles med andre og at man er nødt til at oprette opgavelisten selv på hver sin bruger. 

Efter oprettelse kan man følger med de forskellige stadier af Indkøbordrene. 

Anvendelse

Hvis man har opsat et godkendelses flow, så er det her man skal godkende indkøbsordre før man kan afgive den. Opsættelse af godkendelse er blevet beskrevet i tidligere sektion, Godkend Indkøbsordre.

På den Indkøbsorder man har oprettet kan man nu sende den videre til en godkender. Læg mærke til at der øverst også er status på ens indkøbsorder, her kan man f.eks. se at den ikke er blevet bestilt endnu.

Givet at min bruger i dette tilfælde har en Egen beløbsgrænse på 500 DKK, så er jeg faktisk selv i stand til at Prisgodkende. Det betyder at jeg ikke behøver at Videresende til Prisgodkendelse. Her kan man så selv bedømme om man bare vil Prisgodkende eller Videresende. Hvis man Prisgodkender selv er man allerede klar til at afgive ordren - pånær hvis man skal have forskellige Godkender og Indkøber. 

Hvis man Videresender til en anden Godkender, skal man vælge hvilken bruger der skal godkende. Her fremkommer der en liste af alle de brugere der har lov til at godkende.

Efter man har Videresendt så vil der på Godkendelses kortet på Indkøbsordren kunne ses den brugere som man har Videresendt til.

Herefter skal man vente på at de godkender før man kan afgive indkøbsordren.