Excel import

For at gøre det nemt at indsætte store mængder data i INEXTIA, uden at skulle taste det hele ind, er der indbygget en import funktion, hvor data kan importeres fra en Excel fil.

Denne funktion bruges ofte hvis man får nyt anlæg eller produktionslinje. Hvor man får leverandøren til at aflevere dataene i en Excel fil, og herefter, med få klik, importerer dataene i INEXTIA.

Den kan også med fordel bruges, hvis man skal ændre på meget eksisterende data. F.eks. hvis man skal opdatere en masse komponenter med ekstra data.

Skærmbilledet

Skærmbilledet til Excel import startes fra menuen under Systemvedligeholdelse.

Hvis menupunktet ikke vises, er det fordi der mangler brugerrettighed. Du kan læse her, hvordan du retter/ændrer dem: Brugerrettigheder.

Hent Excel fil

INEXTIA kan kun importere data fra en Excel fil, hvor den ved, hvad der står på de forskellige ark og i de forskellige kolonner. Derfor skal den bruge en bestemt Excel fil, når der importeres. 

Denne fil hentes ved at åbne import skærmbilledet og trykke på knappen HENT.

Herefter downloades filen.

Se denne artikel for en beskrivelse af hvordan Excel filen er sat op. 

Importér

Excel import skærmbilledet fungere som en guide, hvor man kommer igennem 4 punkter inden importen starter.

Ved det første punkt skal man vælge Excel filen der skal importeres. 

Filen vælges ved enten at trække den ind på skærmbilledet eller ved at trykke på klipsen (starter en stifinder).

Herefter går man videre til næste punkt ved at trykke på knappen NÆSTE.

Dataene fra Excel filen indlæses og vises på skærmbilledet. (Er Excel filen ikke blevet genereret fra INEXTIA, vil filen se ud til at være tom).

1. Øverst vises faneblade der repræsenterer de forskellige typer af objekter, der kan være i Excel filen.
   På hvert faneblad vises antallet af rækker der er fundet, og man kan sætte flueben om dataene skal importeres eller springes over.
2. Under fanebladene vises dataene for den valgte objekttype i kolonner og rækker, som de ser ud i Excel filen.

Når der er valgt de data der skal importeres trykkes NÆSTE.

Ved tredje punkt i guiden, vises dataene som de kommer til at se ud i INEXTIA.

Kolonnen Ny indikere om det specifikke objekt allerede er oprettet i INEXTIA eller om det er nyt. Hvis det allerede er oprettet, så er det fordi, der er et objekt med samme komponentnummer.

I eksemplet herover er alle komponenterne nye, men hvis ikke, ville der checkboksen være tom, og de eksisterende komponenter, ville bliver opdateret med det data vi indsætter.

De enkelte objekter kan vises i et detalje-overblik ved at klikke på rækken.

Er det et objekt der allerede eksisterer i INEXTIA, vil man kunne se, om der er andet data på objektet.

Er der tilknyttet et dokument til objektet, vil det også blive vist under detaljerne.

Øverst kan man vælge at kun nye data skal importeres.

Hvis der sættes flueben i dette felt, vil eksisterende komponenter, ikke blive importeret/opdateret.

Herefter vælges NÆSTE for at komme til det 4. og sidste punkt.

Nu vises en oversigt over hvor meget data der vil blive oprettet / opdateret.

For at starte importen tykkes IMPORTÉR.

Import af dokument

Ved import af dokumenter, skal INEXTIA vide hvor filerne er placeret. Da det kun er filnavnet der er kendt fra Excel filen.

Derfor markeres Dokument fanebladet med et udråbstegn (!), der viser at der skal gøres noget, før man kan komme videre i import processen.

Under dokumentfanebladet er der en knap til at vælge mappen, hvor filerne er placeret.

Så længe der ikke er valgt en mappe, så vil der vises en fejl på hver række (hvert dokument), der indikere at filen ikke er blevet fundet.

Tryk på VÆLG FILMAPPE og fremsøg mappen på computeren, hvor filerne er placeret.

Browseren vil nu fremsøge de filer der findes i mappen + under-mapper, og spørge om du vil uploade filerne. 

Bemærk, filerne uploades reelt ikke endnu. INEXTIA skal kun bruge filplaceringerne, til at se om alle filhenvisninger i Excel filen findes. Så selvom der er valgt en mappe med mange filer, så vil det kun være de filer, der er angivet i Excel filen, der senere uploades.

Når der er valgt Upload, opdateres dokument listen med de fremsøgte filer. (Hvis der stadig er filer, der ikke er fundet, vil der blive vist fejl på de specifikke rækker, som skal rettes inden der kan importeres).

Er filen placeret i en undermappe, skal filnavnet i Excel, være oprettet med undermappen.
I eksemplet herover er filen maskintegning.pdf placeret i en undermappe der hedder Tegninger.

Fejl i dataene

I det dataene indlæses, scannes filen for fejl. Som f.eks. hvis der er indtastet tekst i et tal felt.

Fejlen indikeres på fanebladet, og på rækken. Scroller man ud til kolonnen hvor det er galt, vil man kunne se fejlbeskeden, ved at holde musen henover udråbstegnet (!).

For at kunne importere dataene, skal fejlen først rettes i Excel filen. Og filen skal indlæses på ny.

Fejl ved referencer

Ikke alle fejl kan fanges før importen startes.

Hvis der refereres data fra Excel filen, som skal være oprettet i INEXTIA, men ikke er det, vil man først få en fejl, når importen har kørt.

I eksemplet herover er der indsat et kontonummer, som ikke findes i INEXTIAs database.

De andre data er blevet importeret, mens denne komponent er blevet sprunget over.

Ved at rette kontonummeret i Excel filen og starte importen igen, kan denne komponent også importeres.